회의를 위한 회의

♣회의를 위한 회의

보통의 직장인들의 업무방해가 “쓸 때 없는 회의”라고 합니다. 회의로 인한 시간 손실, 효율성 및 효과성 상실, 그리고 회의가 여의치 않을 때 동료 간의 서먹함, 나아가 적대감 등이라고 합니다.

그들의 주된 이야기는

* 회의가 잦다.

* 소요시간에 비해 성과가 작다.

* 어떤 회의는 농담, 인기잡담, 자기자랑 등의 사교장이 되거나

정작 본론은 변죽만 울리다 끝내버리는 경우가 많다고 합니다.

* 대안이나 뾰족한 결과 없이 시간만 질질 끌다 다른 업무에 지장을 주는 경우도

많다고 합니다.

(효과적인 회의를 위해서)는

주제 안건으로 범위를 줄이는 것이 필요합니다.

예를 들어

‘생산비 절감을 위한 좋은 방법에 이야기 해봅시다!’ 라는 관심의 이야기보다

‘생산비 절감을 위해 우리(각자)가 할 수 있는 일이 무엇입니까?’ 라는 대안형의 이야기로 이끌어 가는 것이 좋습니다.

따라서 (효과적인 회의를 위한 회의 하는 방법)으로

사전에 회의 준비를 하되

1. 회의 의 궁극적으로 이루고 싶은 목표, 즉 안건을 정한다.

2. 사전에 회의 시간의 길이를 정한다.

3. 안건 중에서 해결하기 쉬운 것부터 먼저 한다.

4. 참가자들이 관심의 말(~얼마나 좋을까?) 에 속하는 이야기를 일체 못하게 한다.

5. 잠깐의 농담, 잡담은 허용하나 주제 밖의 이야기를 못하게 한다.

6. 정해진 시간 안에 해결이 안 되면 소위원회를 만들어 해결토록 하든지

다음회기로 미룬다.

7. 의장 또는 진행자의 지나친 관섭이나 이야기는 최소화 한다.

결국 회의는 적극적인 참여와 관심이 있어야 하며, 참여자들이 주된 의제를 정확히 인지 할 때 효과적인 회의 분위기로 짧은 시간에 여러 안건을 처리하기 쉽고 즐기는 회의가 될 수 있을 것입니다.